Boekhouden als zzp’er: alles wat je moet weten

Het is voor veel zzp’ers het minst favoriete onderdeel van het ondernemerschap: boekhouden. Maar helaas… je ontkomt er niet aan, hoe graag je ook zou willen. En dus kun je je maar beter verdiepen in je boekhouding zodat je niet voor verrassingen  komt te staan en alles op rolletjes loopt. Benieuwd wat je als zzp’er moet weten over je boekhouding en welke tips ervoor zorgen dat je geen fouten maakt? In deze blog leer ik je meer over alles wat je moet weten over boekhouden als zzp’er. Daarnaast deel ik de meest gemaakte fouten.

Boekhouden als zzp’er

Als er iets is waar veel zzp’ers zich op verkijken, is het wel hun boekhouding. Het vraagt namelijk om uitzoekwerk, het bijhouden van cijfers en het verdiepen in regels. En dat? Dat is nou eenmaal niet iets wat veel ondernemers leuk vinden. Maar zoals ik al zei ontkom je er helaas niet aan. Sterker nog: je boekhouding bijhouden is als zzp’er verplicht.  

Als zzp’er ben je namelijk verplicht om belastingaangifte te doen en dus kan het bijhouden van je boekhouding niet ontbreken. Zo moet je jaarlijks aangifte inkomstenbelasting en aangifte omzetbelasting btw) per kwartaal doen bij de Belastingdienst. Om te weten hoeveel btw je moet afdragen of juist terugkrijgt, is het dus van essentieel belang om je boekhouding in kaart te brengen.  Je ontkomt als zzp’er niet aan boekhouden.

Waarom boekhouden belangrijk is 

Naast dat het bijhouden van je boekhouding dus verplicht is, zijn er ook nog andere redenen waarom het belangrijk is je boekhouding op orde te hebben. Boekhouden is ook belangrijk… 

• Zodat het doen van een btw-aangifte makkelijker is. Doordat je alles hebt bijgehouden is het bij het moment van aangifte doen enkel een kwestie van in je administratie duiken en de juiste gegevens  opgeven.  

• Zodat je eventueel gebruik kunt maken van belastingvoordelen. Zo moet je bijvoorbeeld bewijzen dat je recht hebt op een startersaftrek en/of zelfstandigenaftrek.  
• Zodat je weet hoe je bedrijf er financieel voor staat en daarop kan anticiperen. Wat is je omzet en wat zijn je kosten? Hoe veel winst houd je over en heb je nog financiële ruimte om te investeren? 

Boekhouden, wat is dat? 

Onder boekhouden wordt het bijhouden van je administratie bedoeld. In principe vallen alle gegevens van jouw bedrijf die de basis van je belastingaangifte vormen onder je administratie. Onderdelen die onder die administratie vallen zijn onder meer facturen, bankafschriften, contracten, bonnetjes en urenadministratie.  

In principe kan iedere zzp’er zelf boekhouden. Uitbesteden is ook mogelijk, maar mocht je dat doen, dan adviseer ik je wel je te verdiepen in je boekhouding en ook om een offerte van de kosten van de boekhouder te vragen. Het geeft immers – zoals ik hierboven al aangaf – veel inzicht in je bedrijf. Mocht je je boekhouding zelf willen doen, dan dien je een eigen administratie op te zetten.  

Je eigen administratie bijhouden 

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf – hoe groter, hoe ingewikkelder je boekhouding – kun je dus prima zelf je administratie bijhouden. Er zijn dan een aantal zaken die je voorafgaand moet regelen, namelijk: een zakelijke rekening en een btw-nummer (deze kun je opvragen bij de Belastingdienst). Daarnaast dien je volgende zaken bij te houden:  

• Gewerkte uren 
• Reiskosten 
• Gereden kilometers 
• Belastingaangiften 
• Omzet en zakelijke uitgaven  

Je kunt ervoor kiezen om bovenstaande onderdelen bij te houden in een boekhoudsysteem of dat je het handmatig doet. Een boekhoudsysteem werkt over het algemeen gemakkelijker, maar kost wel vaak geld. Online kun je ook gratis bestanden vinden waarin je je administratie kunt bijhouden.  

Wil je inzicht in krijgen in je financiën? Met mijn Fix your finance sheet krijg je inzicht in je inkomsten en uitgaven.  

Veelgemaakte fouten bij boekhouden

Nu je weet waarom boekhouden belangrijk is en waar je op moet letten, is het ook goed om in kaart te brengen welke fouten je moet proberen te vermijden. Vandaar dat ik hieronder drie veelgemaakte fouten van zzp’ers deel. Zo weet je wat je vooral niet moet doen en zul je daar extra alert op zijn.  

Fout 1. Privé en zakelijk niet scheiden

Veel mensen die starten met ondernemen maken de fout dat zijn hun zakelijk financiën mengen met hun privé financiën. Wie dat doet heeft bijna twee keer zoveel werk als iemand die het gescheiden houdt. Mijn advies is dan ook om zakelijk en privé strikt gescheiden te houden zodat je precies weet hoe het ervoor staat met de financiën van jouw bedrijf en je niet onnodig dingen moet uitzoeken. Daarnaast is het goed om jezelf een vast bedrag per maand uit te keren, dit noemen velen salaris maar wordt officieel voorschot voor privé onttrekkingen genoemd.  

Fout 2. Niet genoeg geld opzij houden voor belasting

Ondernemers die niet goed op de hoogte zijn van boekhouden, verkijken zich vaak op het bedrag dat ze aan belasting moeten betalen. Er komt natuurlijk, als het goed is, veel geld binnen, waardoor het verleidelijk is om dit geld meteen uit te geven. Maar helaas… zo werkt het niet. Eindstand? Wanneer ze aangifte inkomstenbelasting moeten doen hebben ze te weinig geld opzij gezet om de belastingaanslag op tijd te kunnen betalen. En dat kan voor stress zorgen. Als zzp’er is het dan ook goed om te berekenen hoeveel geld je aan omzetbelasting, inkomstenbelasting en bijdrage zorgverzekeringswet moet betalen. 

Fout 3. Nooit administratie bijhouden

Goed boekhouden vraagt om het bijhouden van je administratie en dat is iets wat veel mensen in de waan van de dag vergeten. Dat zorgt ervoor dat je – wanneer je eenmaal je aangifte moet doen – je heel veel extra uren kwijt bent aan het terughalen van bepaalde feitelijkheden. Denk aan een urenadministratie en inkomende en uitgaande facturen. Mijn advies is dan ook om je administratie wekelijks bij te houden of het uit te besteden aan een expert.  

Tips boekhouden voor zzp’ers

Nu je je bewust bent van de veelgemaakte fouten en hoe je die dus kunt voorkomen, is het tijd om in kaart te brengen wat je wél moet doen om je boekhouding als zzp’er goed op orde te hebben. Een aantal tips die ervoor zorgen dat je je boekhouding juist uitvoert zijn… 

• Zet voldoende geld opzij voor de belasting.  
• Maak gebruik van een makkelijk boekhoudprogramma. 
• Stop tijd in het bijhouden van je administratie. Door dit op een vast moment bij te houden ben je er feitelijk weinig tijd aan kwijt.  
• Check of je in aanmerking komt voor belastingvoordelen. 
• Houd privé en zakelijk gescheiden. 
• Verdiep je in de boekhouding, ook als je besluit het uit te besteden. Zo kun je je bedrijf optijd (bij)sturen op je cijfers. 

Wat doe ik?

Het eerste jaar als zzp’er heb ik mijn boekhouding bijgehouden in een Excel-sheet. Er gebeurde toen nog niet zoveel waardoor het prima was om ‘t op die manier bij te houden. Toen mijn bedrijf echt ging groeien, besloot ik mijn boekhouding bij Moneybird te doen. Dit bespaart mij ontzettend veel tijd omdat de omzetbelasting automatisch wordt berekend doordat ik alles goed bijhoud in Moneybird. Daarnaast is de verkoop van mijn online producten gekoppeld aan Moneybird wat het extra makkelijk maakt. Een keer in de week werk ik dat onderdeel bij.  

Wil je Moneybird gratis uitproberen? Via bovenstaande link krijg je een 60 dagen langere proefperiode dan normaal! In totaal mag je Moneybird 120 dagen gratis uitproberen.

Meer weten over het verkopen van een online product? Je leest het in hier.  

Conclusie

Dat boekhouding een belangrijk onderdeel is van het ondernemerschap, moge duidelijk te zijn. En hoewel het voor velen niet het meest favoriete klusje is, is het wel degelijk goed om je erin te verdiepen en – waar nodig – hulp in te schakelen. Met deze informatie hoop ik in ieder geval, dat je meer te weten bent gekomen over wat jouw boekhouding als zzp’er inhoudt en hoe je daar op een juiste manier mee kan omgaan.  

10 tips om te beginnen met ondernemen

Nu je weet hoe je weet welke stappen je moet zetten om locatie onafhankelijk te werken, ben je vast ook benieuwd naar tips hoe je begint met ondernemen. Want wat moet je doen om een fijne start te maken met het opzetten van je eigen bedrijf? Het is een vraag die ik goed snap en dus schreef ik en dus schreef ik onlangs een gratis gids met tien praktische, waardevolle tips om te starten met ondernemen. Meld je via deze link aan en ontvang de gids binnen een paar minuten in je inbox.

Meer lezen?

Voorkom deze vijf beginnersfouten als je start met ondernemen 
Passief inkomen en belasting: hoe zit het en waar moet je rekening mee houden? 
ZZP en pensioen: hoe zit het met pensioen als ondernemer? 
4 dingen om op te focussen wanneer je begint met ondernemen – podcast

Disclaimer: dit artikel bevat een affiliate link. Kost jou niks, helpt mij een beetje om deze content gratis te houden!